オケ専♪の楽団機能の使い方

楽団機能とは？

楽団運営を強力にサポートするツールです。楽団からの情報発信と楽団内での情報共有にご活用ください。オーケストラやアンサンブルグループでご利用いただけます。

・「機能概要」、「プラン比較と利用料金」についてはこちらをご覧ください。

・Bプラン、B+プランのお申込みについてはこちらをご覧ください。

ここでは、楽団機能の使い方をご説明します。

１．楽団機能にログイン

1-1.会員ログインします。

楽団機能にログインする前に、画面右上の人のアイコンをクリックして会員ログインします。

1-2.楽団MENUをクリックします。

画面左上の「三」をクリックするとメニューが表示されます。メニューの下部にある「楽団MENU」をクリックします。

1-3.楽団機能にログインします。

楽団IDと管理パスワードで楽団機能にログインします。（まだ楽団IDを取得していない団体はこの画面から楽団IDを取得します。）

1-4.楽団メニューを確認します。

楽団機能にログインすると楽団メニューが表示されます。

２．楽団やアンサンブルグループの紹介

 2-1.楽団の情報を登録します。

楽団メニューから「楽団プロフィールの登録」を選択し、楽団の情報を登録します。

2-2.音楽交流や演奏の依頼・相談を設定します。

音楽交流は、練習会に海外からの旅行者をゲストとして受け入れるかなどを選択します。演奏の依頼・相談は、地域のお祭りなどで演奏をお願いしたい方からの依頼・相談を受け付けるかなどを選択します。

 ３．演奏会のPR

3-1.演奏会の情報を登録します。

楽団メニューから「演奏会情報の登録」を選択し、公演名や開演時間、会場等の情報を登録します。

3-2.お問合せの通知先を設定します。

演奏会情報を登録すると、演奏会のお問合せフォームが自動で作られます。そのフォームからお問合せがあると設定したアドレスにメールで通知します。

3-3.これまでの演奏会情報はライブラリとして保管します。

登録した演奏会情報は、楽団の演奏会一覧に掲載されます。

４．団員・メンバー募集

 4-1.募集したいパートやレベルを設定します。

楽団メニューから「団員・メンバー募集情報の登録」を選択し、募集したい楽器・パートやレベルを設定します。

4-2.練習の場所や練習の曜日・時間を登録します。

普段、よく練習する場所（主な活動地域や会場）を２つまで登録できます。活動地域は、2-1で設定します。

4-3.お問合せの通知先を設定します。

団員・メンバーを登録すると、お問合せフォームが自動で作られます。そのフォームからお問合せがあると設定したアドレスにメールで通知します。

５．優先掲載

優先掲載は、「演奏会情報」、「団員・メンバー募集」の情報を一般掲載より常に上位に表示するサービスです。また設定した時刻になると優先掲載の中でも上位に表示します。

※終了した演奏会や募集を停止した情報は上位に表示されません。

5-1.優先掲載の時刻を設定します。

楽団メニューから「優先掲載の設定」を選択し、時刻を設定します。

優先掲載は一般掲載よりも常に上位に表示されます。さらに、設定した時刻になると毎日、優先掲載のなかでも上位に表示されます。

６．演奏会のご招待／招待席の残数管理

演奏会のご招待は、設定した席数分、ご招待の申込みを受付ける機能です。お申込みがある都度、ご担当者様にはメールで通知します。また、招待席の残数も自動減算します。さらに招待申込み者の一覧がダウンロードできますので、例えば演奏会会場での受付台帳としても利用できます。

6-1.ご招待の席数を設定します。

楽団メニューから「演奏会のご招待の設定」を選択します。

各公演で50席まで設定できます。（50席以上利用したい団体さんはご相談ください。）

＜new＞各公演1000席まで設定できるようになりました。

6-2.ご招待がある演奏会情報の掲載

ご招待が設定されていると、つぎのように演奏会情報が掲載されます。

 6-3.ご招待に申し込む。

ご招待が設定されていると、演奏会情報のお問合せフォームに「ご招待申込み」の項目が自動で付加されます。

ご招待に申込みがあると、その席数分を設定したご招待の席数（この例では6-1で20と設定）から自動減算します。また、ご担当者様に申込があったことをメールで通知します。

6-4.申込数と申込者の一覧を確認します。

下図の例では、ご招待の席数を20と設定し、申込が9席あったことがわかります。

上図の「招待申込者の一覧を見る」をクリックすると、申込みした方のお名前と希望の席数（枚数）の一覧を見ることができます。

上図の「一覧をダウンロード」をクリックすると、CSV形式のファイルがダウンロードできます。エクセル等で開いて、管理台帳が作成できます。

6-5.ご招待の席数を変更する。

6-4の例では、招待席を20に設定してあります。すでに9席の申込がありましたので、20を9未満にすることはできませんが、例えば20から10などに減らすことはできます。また、20から30などに増やすこともできます。

７．お客様へのご案内

過去2年以内、あるいは5年以内に演奏会の招待に申し込んだ直近の200人までを対象にご案内を送信できます。（200人以上に送信したい団体さんはご相談ください。）

＜new＞過去2年以内、あるいは5年以内に演奏会の招待に申し込んだ直近の500人までとアドレス一覧を設定した100人までの合計最大600人までを対象にご案内を送信できるようになりました。

2度、3度とご来演頂くことで、楽団のファンづくりができます。

7-1.ご招待にお申込み頂いた方にご案内を送信します。

ご招待にお申込み頂いた方に、次の演奏会にもご来演くださるよう案内できます。演奏会の感想などをお尋ねしても良いかもしれません。

「演奏会情報のURLを本文内に追加する」をクリックすると、ご案内の本文内に演奏会情報のURLを簡単に挿入できます。

7-2.ご案内の受信拒否

楽団からのご案内を受信した方は、ご自身で今後の案内を受信拒否することもできます。受信拒否した方には送信されませんので、楽団は他の方へ安心してご案内が送信できます。

８．楽団内の連絡網

楽団連絡網は、メンバー（団員さん）だけが閲覧できる掲示板です。新しい投稿があるとメールでも通知できます。会員登録してあるメールアドレスの他、例えばスマホなどもうひとつアドレスが追加できます。

8-1.楽団連絡網を設定するメニュー

楽団連絡網の設定は楽団の管理者（例えば団長さんや幹事さん）が利用します。

8-2.楽団連絡網への投稿

連絡網に登録されているメンバー（団員さん）が投稿します。管理者は楽団連絡網の設定メニューで、投稿できるメンバーを限定することもできます。

登録
・メンバーを連絡網へ招待します。
・メンバーはメールのURLをクリックすると連絡網に登録されます。

掲載／通知
・連絡網の掲載はメンバーだけが閲覧できます。
・新しいお知らせがあったことをメンバーにメールで通知できます。
・通知の対象者を選べます。
・大事なお知らせは連絡網の上部に掲載できます

コミュニケーション
・出欠確認やアンケートができます。
・出欠確認やアンケートの結果を一覧としてダウンロードできます。
・出欠確認やアンケートに返答できるメンバーを限定できます。
・メンバー同士の会話にも利用できます。

制限
・連絡や会話の形式が選べます。
（掲載に対してコメントを受付けない／受付けるが選択可。）
・連絡網へ新しいお知らせを掲載できる人を限定できます。
（これにより管理者からの連絡ツールとして利用できます。）
登録解除
・連絡網に登録しているメンバーをはずすことができます。
・メンバー本人もご自身で連絡網から抜けることができます。